Conseils pour Word 97

I - premiers apprentissages de base

À savoir

À éviter

  • Un logiciel de traitement de texte décide tout seul de passer à la ligne quand ce qui est tapé au clavier ne tient plus sur la ligne en cours : le texte de chaque paragraphe est ainsi tapé " au kilomètre ", sans se préoccuper des sauts à la ligne automatiques opérés par le logiciel pendant la frappe.

il ne faut pas faire comme on faisait sur les machines à écrire d’autrefois en tapant Entrée manuellement à la fin de chaque ligne.

À savoir

À éviter

Chaque phrase commence par une majuscule isolée au milieu d’un océan de minuscules…

On a donc très souvent besoin de taper une majuscule isolée : on appuie sur MAJ, et pendant que MAJ est enfoncée, on appuie un petit coup sur la lettre voulue.

En relâchant MAJ, le clavier revient tout seul en minuscules pour la suite de la frappe.

Word appelle MAJ les deux touches placées de part et d’autre de la rangée WXCVBN. On utilise celle qui est la plus commode, selon la majuscule à taper.

Évitez absolument de bloquer les majuscules avec le verrou pour une seule majuscule, car ceci vous oblige à déverrouiller ensuite avec MAJ. Une touche inutile.

Vous allez dire " quelle importance ? Une petite touche inutile n’est pas bien grave "…

Mais imaginez que cette seconde perdue, si vous prenez cette mauvaise habitude, va être multipliée par 100, 1 000 ou 100 000 au gré de vos frappes, car le cas se présente absolument partout, tout le temps !…

À savoir

À éviter

La touche Entrée insère un " saut de paragraphe ", alors que

La combinaison MAJ+Entrée insère un " saut de ligne ", en restant dans le même paragraphe.

Les signes ¶ sont des fins de paragraphes.

Les signes 8 sont des fins de lignes.

 

  • Exemple : l’adresse du destinataire dans un courrier normal est un bloc de 4 ou 5 lignes formant normalement un seul paragraphe.

Monsieur Dupneu8
Villa " Mon Rêve "
8
25 rue de la Libération
8
13530 TRETS¶

  • Enjeu de cette bonne habitude : préparer le terrain d’une automatisation intégrale des mises en forme par les styles : on programmera plus tard un style adresse, suivi d’un style date, suivi d’un style objet, etc.

On ne peut pas se contenter de la touche Entrée pour " passer à la ligne " : il faut connaître le " saut de ligne " avec MAJ+Entrée, en plus du " saut de paragraphe ", avec Entrée.

Exemple : l’adresse du destinataire dans un courrier normal ne devrait pas comporter plusieurs paragraphes :

Monsieur Dupneu¶
Villa " Mon Rêve " ¶
25 rue de la Libération¶
13530 TRETS¶

  • Inconvénient : cette frappe cro-magnonesque interdit l’automatisation des mises en forme (avec les styles) : on est ainsi condamné à cro-magnoner pour toujours, sans profiter un jour des bienfaits des enchaînements de styles automatiques.
  • Ces deux caractères spéciaux ne seront pas imprimés sur le papier, mais vous devriez demander à Word de vous les montrer à l’écran (en tapant CTRL+* (Ctrl-étoile)) : vous comprendrez mieux les réactions du pointeur en voyant tout ce qui compose votre texte.

À savoir

À éviter

Pour être performant, vous avez intérêt à vous concentrer sur une activité à la fois (et le traitement de texte le permet) :

On commence par " taper au kilomètre ", sans se préoccuper ni des fautes de frappe, ni de la mise en forme (c’est dur au début mais il faut y arriver). On lance un petit Ctrl+S (sauvegarde) de temps en temps).

Puis on revient au début du document (Ctrl+Origine), et on peut " corriger au km " : la souris dans la main droite pour sélectionner, et le clavier sous la main gauche pour taper tel ou tel caractère qui manque ou pour taper Suppr… En se concentrant sur la correction, et elle seule, on est plus rapide mais aussi plus fiable, plus observateur. Là aussi, on lance un petit Ctrl+S (sauvegarde) de temps en temps).

À propos des corrections, Word 97 souligne en rouge les mots qui n’existent pas dans son dictionnaire : pour corriger les fautes d’orthographe, on clique droit sur le mot souligné en rouge, puis on choisit la correction dans le menu contextuel qui s’affiche alors.

Enfin, troisième vague de tâches à effectuer sur le texte, on peut " mettre en forme au kilomètre " : on part du début du document, la souris dans une main, le clavier dans l’autre, on alterne sélection-souris et actions-clavier. Là aussi, on lance un petit Ctrl+S (sauvegarde) de temps en temps).

Évitez absolument de corriger une faute quand vous la voyez à l’écran si vous êtes en train de taper autre chose (sauf si la faute est là, tout près, une simple correction arrière l’efface, OK) : en effet ces allers-retours incessants font perdre un temps fou, comme le petit chien qui nous accompagne dans la forêt et qui court dans tous les sens pendant que l’homme avance tranquillement.

 

 

  • Ne négligez pas la différence entre Suppr et Corr°Arr (qui s’appelle CORRECTION-ARRIÈRE) :

l’une efface vers la droite du point d’insertion, l’autre vers la gauche,

  • mais si un texte est sélectionné (surbrillance en noir), ces deux touches font la même chose : elles suppriment le texte sélectionné.

À savoir

À éviter

Bien connaître les possibilités du clavier dans les menus et les boîtes de dialogues est le gage d’une performance quotidienne délicieuse…

ALT est la touche d’appel-menu.
Elle s’utilise avec les lettres accélératrices soulignées dans les commandes des menus et dans les champs des boîtes de dialogue.

Par exemple, pour lancer Format Paragraphe, plutôt que cliquer péniblement sur Format puis sur Paragraphe, on tapera ALT+T suivie de R, ce qui va beaucoup, mais alors beaucoup plus vite !

  • TAB est la touche qui permet de passer au champ suivant dans une boîte de dialogue. Word appelle TAB la touche tau-dessus du verrou majuscule.
  • Entrée est la touche de validation, en fin de commande. Il y en a deux, une à droite du pavé alpha, et une à droite du pavé numérique.
  • Échap est la touche d’annulation de la commande en cours.

Ne négligez pas votre clavier : les débutants ont tendance à tout faire avec la souris. C’est normal, mais il faut vite s’en rendre compte et rééquilibrer ses outils : la souris pour sélectionner et le clavier pour le reste. L’utilisation des commandes des menus est par exemple, infiniment plus rapide au clavier qu’avec la souris, épouvantablement lente pour ces manœuvres.

 

 

  • Ne pas cliquer sur OK dans les boîtes de dialogue : la plupart du temps, la touche Entrée fait la même chose beaucoup plus vite.
  • Ne pas cliquer non plus sur ANNULER dans les boîtes de dialogue : la touche Echap fait aussi bien, mais beaucoup plus vite : bien connue, facile à localiser et à viser…

Sauf bien sûr si on a la souris dans la main et que le pointeur est déjà tout près du bouton voulu…