Réglages et outils astucieux
sous Word

 

Je crée souvent des document LONGS et structurés par un PLAN : Word offre quelques outils enthousiasmants pour ce type de document :

Pour utiliser les documents Word que je vous offre dans leur version magnétique, vous gagneriez à connaître les quelques outils, trucs et astuces suivants :

 

I - RÉGLAGE DES OPTIONS DE WORD

Je vous conseille de copier au moins les polices Clavier et Bookman Old Style sur votre dossier FONTS, ainsi que d’activer l’accentuation des majuscules :

A - POLICES spéciales

J’utilise une police particulière pour les touches du clavier. Sans cette police de caractères, mes documents Word vont vous paraître étranges…

Pour les afficher correctement, il faut télécharger la police clavier, et la placer dans votre dossier C:\WINDOWS\FONTS…

Vous devriez copier également les quelques polices que j’utilise souvent, de façon à profiter pleinement de tous les raffinements de ma mise en forme sous Word… (vous avez remarqué que je suis du genre maniaque ?…).

Je pense surtout à Bookman Old Style Gras pour les titres.

Pour faire simple, vous pouvez cliquer sur les trois liens suivants
(ils dézippent tout seuls la bonne police dans le bon dossier)...

Installer les 4 polices Bookman Old Style
Installer la police Clavier
Installer la police Arial Black

Si vous pouvez télécharger rapidement,
décompressez plutôt le fichier global d'une vingtaine de polices,
dans la partie Documents-Polices, à gauche de cet écran.

 

B - MAJUSCULES ACCENTUÉES

Par égard pour ceux qui me lisent, j’utilise depuis toujours des majuscules accentuées.

1. POURQUOI des majuscules accentuées :

La langue française utilise abondamment des caractères accentués. Un usage récent (20ème siècle) a fait perdre l’habitude d’accentuer les majuscules (les machines à écrire et les imprimeries, fabriquées par des anglo-saxons qui s’en fichaient pas mal, ne le permettaient pas).

Mais depuis que la technique permet facilement l’accentuation des majuscules, le bon sens revient en force : il n’y a aucune raison valable de ne pas accentuer les majuscules, aucune.

Les directives ministérielles à tous les agents de l’État (y compris donc, bien sûr, aux professeurs) sont d’ailleurs claires et impératives : l’accentuation des majuscules est une obligation.

Majuscules ou pas, les fautes d’accent sont tout simplement des fautes d’orthographe qui perturbent la lecture en obligeant le cerveau à une gymnastique inutile pour retrouver le sens de mots parfois mystérieux :

Exemple :

LES ASSASSINS SERONT JUGES AU PALAIS DES CONGRES

(prononcer EU les E)…

Évidemment, il faut lire :

LES ASSASSINS SERONT JUGÉS AU PALAIS DES CONGRÈS…

et le cerveau est bien capable de le deviner…

Mais pourquoi ne pas s’exprimer simplement tout de suite pour que le cerveau puisse se concentrer sur ce qui est important ?

 

2. COMMENT des majuscules accentuées :

 

Il faut d’abord prévenir Word, une fois pour toutes, avec la commande Outils Options, onglet Édition, ý Majuscules accentuées :

Alt O O, Ctrl Tab, Ctrl Tab, M, Entrée…

Ensuite, chaque fois qu’on en a besoin, il suffit de taper le texte en minuscules (accentuées…), puis de changer la casse (majuscules) avec Maj F3 ou Ctrl Maj K… Facile !

 

II - AFFICHAGE PAGE ET PLEIN ÉCRAN

 

A - MODE PAGE

Pour voir à l’écran exactement ce qui va être imprimé, il faut travailler en mode Page : commande Affichage Page… Alt A P…

Réglez également le Zoom sur Largeur de page : commande Affichage Zoom Largeur de page… Alt A Z L Entrée…

 

B - MODE PLEIN ÉCRAN

Pour lire un document Word, on n’a pas besoin du fatras d’outils affichés d’habitude par Word : il faudrait pouvoir temporairement dépouiller l’écran en une manip simple : Word le permet très simplement : Affichage Plein écran…

Alt A C…

Idem pour en sortir, ou Echap…

Mais ce mode demande quelques réglages pour être optimisé : l’idée générale est d’afficher verticalement un maximum de lignes avec une seule barre d’outils personnalisée à droite de l’écran, comme sur cette copie d’écran :

 

 

1 - Masquer la barre d’état, la règle et les barres de défilement

Avec Outils Options, Alt O O, onglet Affichage : masquez la barre d’état et la barre de défilement horizontale.

Si vous avez une souris à roulette, vous pouvez même masquer la barre de défilement verticale…

Masquez également la règle : Affichage Règle : Alt A G…

 

2 - Personnaliser la barre d’outils Plein écran

Personnalisez la barre d’outils Plein écran (celle qui est liée à ce mode, qui s’affiche automatiquement quand on entre en Plein écran et qui disparaît automatiquement quand on en sort) :

  1. Affichez temporairement les autres barres d’outils (Standard , Format, Dessin…) :
    Cliquez droit sur une barre d’outils…

  2. Copiez les outils que vous utilisez le plus souvent en Ctrl Alt glissant chaque outil depuis la barre d’origine vers la barre Plein écran.

  3. N’hésitez pas à redimensionner cette barre Plein écran en glissant sur un coin.

  4. Vous pouvez aussi la positionner en glissant sur sa barre de titre. Mais sa meilleure position est "bien rangée à droite", comme sur la copie d’écran ci-dessus.

  5. Pensez à copier l’outil Explorateur de document (dont je vous reparlerai plus loin).

  6. Vous pouvez également ajouter des outils qui n’existent pas dans les barre d’origine : Cliquez droit sur une barre d’outils et choisissez Personnaliser…
 

3 - Récupérer l’outil Afficher plusieurs pages

Il faut enfin dire un mot du très précieux outil Afficher plusieurs pages qui, bizarrement a (presque) disparu de Word 97 : il n’est plus dans la barre d’outil Standard, ni même dans la boîte de dialogue Personnaliser :

 

Heureusement, il est resté dans la barre d’outils Aperçu avant impression (en 4ème position ci-dessous) :

On peut donc le copier :

Mettez-vous en Aperçu, affichez la barre d’outil Standard, et copiez le précieux objet dans votre barre Standard en Ctrl Alt glissant dessus…

Masquez ensuite la barre Standard du mode Aperçu, passez en mode Normal avec Echap, passez en Plein écran : Alt A C, affichez la barre Standard, copiez l’outil en Ctrl Alt glissant dessus, et masquez la barre Standard. Ouf !

 

C - RACCOURCIS CLAVIER INDISPENSABLES

Une fois le Plein écran activé, on n’a plus tous ses outils-souris sous la main et c’est l’occasion de découvrir la magie du clavier :

Les débutants découvrent la souris et l’aiment tout de suite… À tel point qu’ils en abusent et n’utilisent plus qu’elle, y compris pour lancer les commandes du menu…

Admettons que ce soit bien au début. Mais plus tard, quand on est devenu bon (on connaît son logiciel, ses commandes, ses fonctionnalités…), on peut "changer de braquet" et multiplier ses performances par deux ou trois !!!

Il suffit de redécouvrir le clavier pour toutes les commandes fréquentes : il n’y a pas photo : pour afficher ou masquer la règle, rien n’est plus rapide que Alt A G ! Pour mettre en gras, je sélectionne avec la souris-main-droite, et pendant ce temps, la main-gauche-clavier se met en place et Ctrl G agit instantanément…

Sélection-main-droite, action-main-gauche,

sélection-main-droite, action-main-gauche,

sélection, action,

sélection, action,

etc.

C’est dans cette optique d’un grand rôle dévolu au clavier dans ma pratique quotidienne que je vous rappelle ici les raccourcis essentiels, d’autant plus précieux qu’on est en mode Plein écran :

 

À mémoriser :

Alt = Appel menu   -   Ctrl = Turbo...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III - L’EXPLORATEUR DE DOCUMENT

Dans tous les documents dont les titres portent un niveau de plan, Word offre des outils extraordinaires, dont l’explorateur de document est un bel exemple :

Ouvrez avec Word un des mémos que ce site vous offre : MémoXL97 ou MémoWord97, par exemple :

 

 

Placez-vous en Plein écran pour profiter au mieux de votre (toujours trop petit) écran : Alt A C.

 


Notez le "nombre de lignes de texte affiché" gagné sur l'affichage normal...   VIVE LE PLEIN ÉCRAN !

 

Ouvrez le volet de l’explorateur de document
avec la commande Affichage Explorateur de document : Alt A X…

 

 

La largeur du volet de l’explorateur est réglable : placer le pointeur de la souris à l’intersection des deux volets, et glissez sur la limite…

Un clic sur une partie à gauche et on file instantanément au point correspondant dans le volet de droite ! Spectaculaire ! Indispensable ! ! !

Alt A X… pour masquer ou réafficher l’explorateur dès qu’on en a besoin… Très rapide, en fait.

 

 

IV - ET POUR CRÉER SOI-MÊME DES DOCUMENTS STRUCTURÉS : UN NORMAL.DOT EXEMPLE

Pour créer rapidement un document comme celui-ci, avec des titres homogènes, hiérarchisés par des niveaux de plan, rien de tel que les STYLES.

J’ai personnalisé chacun des styles Titre1, Titre2, etc. résidents de Word : grandes majuscules bleues et bordure basse pour les titres 1, etc.

Je leur ai attribué un raccourci clavier simple à mémoriser : Ctrl 1 pour le niveau 1, Ctrl 2 pour le niveau 2, etc. Utiliser les chiffres du pavé alphabétique, au-dessus des lettres.

Et la mise en forme se fait ensuite automatiquement, par simple appel du code.

Je vous propose d’essayer :

 

A - TÉLÉCHARGEMENT du NORMAL.DOT exemple

J’ai placé mon propre modèle NORMAL.DOT dans le dossier des documents Word de ce site,

sélectionnez-le, tapez Ctrl C, puis Ctrl V…

 

B - FONCTIONNALITÉS du normal.dot exemple

J’ai créé deux groupes de styles pour me simplifier la vie dans deux situations distinctes : les courriers d’abord, et les documents structurés en plan ensuite :

 

1 - Premier exemple : je veux taper un COURRIER :

Je vais créer en deux coups de cuiller à pot,
un document comme l’exemple de cette copie d’écran :

  1. Je crée un nouveau document avec Ctrl N.
  2. J’appelle le premier style avec AltGr A (A comme Adresse du destinataire)…
  3. Je tape les lignes décrivant le destinataire, en passant à la ligne avec Maj Entrée, et surtout pas avec Entrée !!!

    Apprenez à bien distinguer ces deux cas : saut de ligne et saut de paragraphe.

    Ce sera plus facile en visibilité totale des caractères spéciaux : Ctrl * (étoile).

  1. Je ne tape Entrée qu’à la fin du paragraphe de l’adresse.

    2. Là, j’observe que la forme du paragraphe suivant n’a pas la même forme que le premier ! On est passé automatiquement au style Date, simplement en tapant Entrée (fin de paragraphe).

    C’est parce que j’ai enchaîné les styles les uns aux autres : chaque style a son propre " style suivant ", ce qui permet de prévoir une mise en forme automatique pendant la frappe… Très confortable…

  2. Je tape le lieu et la date : Alt I H bas bas Entrée.

    3. Le style change à nouveau : c’est maintenant l’objet qu’il faut simplement taper.

    Vous avez remarqué qu’on n’a pas du tout à s’occuper de la mise en forme ? C’est de la magie !
  3. Après avoir tapé entrée à la fin de l’objet, le style devient Texte qui est une forme aérée et justifiée, et s’enchaîne sur elle-même pour pouvoir taper tranquillement plusieurs paragraphes normaux dans mon courrier…
  4. Si j’ai besoin de mettre en valeur un paragraphe, j’appelle Ctrl ² pour le style Titre (borduré, tramé, en retrait, très aéré, grande police grasse et majuscules…), lui-même suivi du style Texte pour reprendre le cours normal du courrier.
  5. Quand je suis dans le paragraphe de la signature, j’appelle la forme avec AltGr S (S comme Signature…).

C’est fini.

Je n’ai eu que 3 codes à taper
pour mettre en forme toute ma lettre !!!

 

2 - Deuxième exemple : je veux taper UN RAPPORT OU UN LIVRE

Je vais créer en deux coups de cuiller à pot,
un document comme celui de cette copie d’écran :

  1. Je crée un nouveau document avec Ctrl N.
  2. J’attaque avec le titre : AltGr ², puis je tape le texte du titre et Entrée.

    3. Pour passer à la ligne, tout en restant dans le titre, j’utilise Maj Entrée (fin de ligne, plutôt que fin de paragraphe).

  3. Je tape donc l’intro sans avoir à me préoccuper de la mise en forme. Entrée pour changer de paragraphe…
  4. Quand je suis dans le paragraphe qui doit devenir un Grand Un, je tape Ctrl 1 (appel du style Titre1, dont le niveau de plan est 1), puis le texte du titre et Entrée.

    5. J’observe que le style Texte qui suit est automatiquement donné, et que sa forme est adapté pour que le texte suivant les titres respecte le retrait du titre…

  5. Je tape donc l’intro du Grand Un en utilisant la forme du style Texte. Je peux ainsi taper plusieurs paragraphes, séparés par Entrée.
  6. Quand je suis dans le paragraphe qui devra être le Grand A, je tape Ctrl 2 qui appelle le style Titre2 dont le niveau de plan est 1… puis le texte du titre et Entrée.

    7. J’observe que c’est le style Texte2 qui a été automatiquement donné au paragraphe suivant, et que son retrait est adapté au retrait du titre…

  7. Etc.
    8.

Quand je me suis trompé de code, pas de problème : un clou chasse l’autre : un paragraphe ne peut avoir qu’un seul style à la fois : si j’ai donné Titre1 par erreur, il suffit de taper le nouveau code, Ctrl 2, par exemple.

Essayez : prenez un paragraphe cobaye et donnez-lui du Ctrl 2, puis du Ctrl 1, puis du Ctrl 3, etc.

 

C - PERSPECTIVES ouvertes par les styles et le plan :

 

1 - Des DÉPLACEMENTS RAPIDES avec l’explorateur de document

On a déjà parlé de l’explorateur de document plus haut : un très bel outil de déplacement à la fois rapide et précis dans les longs documents.

 

2 - NUMÉROTATION AUTOMATIQUE des paragraphes titres

La commande Format , Puces et Numéros, onglet Hiérarchisation… Alt T U, Alt H… permet de régler très finement, à l’avance, le comportement qu’auront les titres une fois mis en forme par appel de style.

Et si on numérote comme ça, un titre déplacé est automatiquement renuméroté par Word !…

Rapidement, on y prend goût, et on ne peut plus s’en passer…

 

3 - Un SOMMAIRE AUTOMATIQUE

Word est également capable de créer un sommaire en repérant tout seul les paragraphes ayant un niveau de plan.

La commande est toute simple :

Insertion Table et Index, onglet Table des matières… :

Alt I T B Tab Bas Bas… Entrée

Cela va donner un résultat comme celui-ci (en 2 secondes !) :

 

 

Et la forme de cette table peut également être personnalisée et automatisée, grâce aux styles encore !

Chaque élément du sommaire, en effet, porte le style d’un niveau de table.

 

 

 

Voilà… pour l’instant…

 

Vos remarques et suggestions seront les bienvenues.

 

etienne.chouard@arc-en-ciel.info

 

 

O O O O O