Excel - Ressources du livre

Je sais … CORRIGÉ	Commandes et procédures
Repérer sur un brouillon les zones dangereuses d’un tableau (à limiter au max.)	Limiter au maximum la saisie, source d’erreurs, en calculant tout ce qui est calculable, en vérifiant toutes les frappes, autant que possible, en assistant la saisie par des messages clairs, en protégeant le tableau…
Annuler une commande avec le clavier. La rétablir en cas d’erreur.	CTRL Z pour annuler, CTRL Y pour rétablir.
Montrer à l’écran la zone Nom, ainsi que la Barre de Formule…	La zone Nom affiche le plus souvent l’adresse de la cellule active, A1 par exemple, en haut à gauche de l’écran, sous la Barre d’outils Mise en forme. Elle est juste à gauche de la Barre de formule.
Désactiver ou réactiver le déplacement auto de la sélection quand on tape Entrée	Alt O, O, M, Alt V : Outils, Options, onglet Modification, Déplacer la sélection après validation.
Créer automatiquement une suite de mois sans les saisir tous	Saisir le premier mois, puis glisser sur la poignée de recopie.
Valider une saisie et se déplacer en même temps avec une seule touche	Alt O, O, M, Alt V : Outils, Options, onglet Modification… Cocher Déplacer la sélection après validation et choisir le sens de déplacement. Ensuite, c’est la touche Entrée qui vaut à la fois Validation et déplacement.
Copier un bloc de cellules par une simple glissade de souris	CTRL + glisser sur le bord (pas sur le coin !).
Sélectionner des cellules avec le clavier	Déplacement jusqu’à la première cellule, puis MAJ déplacement jusqu’à la dernière. Avec Ctrl, ça va beaucoup plus vite.
« Entrer » dans une cellule avec le clavier (pour la corriger)	F2, puis les flèches déplacent le pointeur dans la formule. F2 à nouveau pour revenir au fonctionnement normal des flèches (sélection d’une cellule externe).
Sélectionner de mot en mot avec le clavier (importante technique)	Ctrl Maj Flèches (Maj pour étendre, et Ctrl pour filer de mot en mot)
Changer la largeur d’une colonne, faire calculer une largeur automatique	Glisser sur le bord droit du numéro de la colonne. Largeur auto = double clic sur ce bord droit. Pour appliquer ces deux techniques à plusieurs, il suffit de préalablement sélectionner plusieurs colonnes en glissant sur leurs numéros.
Créer un sous-dossier en cours de commande d’enregistrement sur disque	Cliquer sur l’outil dans la boîte de dialogue Enregistrer sous…
Contrôler la saisie : imposer dans une cellule la frappe d’un nombre cohérent	Alt D, V : Données, Validation, Autoriser… Nombre entier ou Décimal (pour accepter les virgules).
Sélectionner des cellules disjointes (des blocs séparés)	Cliquer ou glisser sur la première cellule (le premier bloc), puis Ctrl cliquer sur les autres cellules (Ctrl glisser sur les autres blocs).
Lancer des commandes du menu avec le clavier (sans souris)	Alt + lettre d’accès rapide (lettre soulignée dans le nom des commandes et dans le nom des champs de boîtes de dialogue).
Prévoir un message d’aide à la saisie qui apparaît au passage sur une cellule	Alt D, V : Données, Validation, onglet Message de saisie…
Faire une somme en bas de colonne ou en bout de ligne	Sélectionner la cellule qui doit calculer la somme, puis cliquer sur l’outil Somme automatique , bien contrôler visuellement la plage proposée (contour clignotant), éventuellement corriger cette plage en glissant dessus ou en utilisant les flèches avec Maj… Raccourci Ctrl = (contrôle égale).
Modifier la plage proposée par l’outil Somme automatique	Glisser sur la nouvelle plage avec la souris, ou bien utiliser les flèches avec Maj.
Créer une addition manuellement (sans utiliser l’outil )	Sélectionner la cellule qui doit calculer la somme, taper le signe = (pour dire « cette cellule égale…), cliquer sur les différentes cellules à sommer en les séparant avec le signe + (plus).
Recopier sur les cellules voisines, recopier des formules à distance	Copier vers les voisines : glisser sur la poignée de recopie. Copier vers une cellule non adjacente (éloignée) : Ctrl glisser sur le bord. Attention à bien garder Ctrl enfoncée au moment ou on relâche la souris, et ne relâcher Ctrl que quand tout est fini.
Changer le niveau de zoom à l’écran	Cliquer une fois sur le chiffre dans l’outil puis taper le nouveau taux et Entrée (pas besoin de taper %). On peut aussi utiliser la commande Alt A, Z : Affichage, Zoom…
Adapter exactement le niveau de zoom écran aux cellules sélectionnées	Sélectionner les cellules à cadrer, puis cliquer sur la flèche à droite de l’outil et choisir Sélection.
Centrer sur plusieurs colonnes, retirer ce format,	Sélectionner les cellules à fusionner, puis cliquer sur l’outil Pour "défusionner", on dit dissocier, utiliser Format, Cellule, onglet Alignement, Fusionner les cellules… Conseil : ajoutez à votre barre d’outil les très précieux outils .
Changer la hauteur de plusieurs lignes, centrer verticalement	Sélectionner les lignes à régler en glissant sur leurs numéros, puis glisser sur le trait bas du numéro d’une des lignes de la sélection. Pour centrer verticalement, utiliser Format, Cellule, onglet Alignement, Vertical…
Mettre en gras ou en italiques avec le clavier	Ctrl G et Ctrl I (raccourci valable pour presque tous les logiciels sous Windows).
Copier une mise en forme de cellule	Cliquer sur le modèle, « tremper le pinceau dans cette forme » avec un clic sur l’outil , puis « badigeonner les cellules destination » avec le pointeur en forme de pinceau.
Masquer tous les zéros, masquer le quadrillage, montrer les sauts de page	Alt O, O, A… : Outils, Options, onglet Affichage, décocher Valeurs zéro et Quadrillage, et cocher Sauts de page.
Renommer une feuille, afficher ce nom de feuille dans un pied de page	Double cliquer sur le nom de la feuille (ou cliquer droit Renommer sur ce nom de feuille), puis taper le nouveau nom, et valider avec Entrée.
Régler la mise en page : changer les marges, l’orientation, ajuster à une page	Alt F, P : Fichier, Mise en page… onglets Page, Marges, En-tête/Pied de page et Feuille…
Insérer des colonnes	Sélection d’au moins une cellule dans la colonne à repousser par l’insertion, puis Alt I, O : Insertion, Colonnes… Raccourci : Sélection de la colonne entière, puis Ctrl + (contrôle plus) ou cliquer droit, Insertion. Conseil : regrouper les travaux de même nature pour utiliser F4 (répétition de la dernière commande).
Répéter la dernière commande avec le clavier	F4
Calculer un pourcentage recopiable	Diviser la partie par l’ensemble, en figeant l’adresse de l’ensemble avec un dollar $ (touche F4).
Copier avec le presse-papiers et le clavier	Sélection du modèle, Copier au presse-papiers avec Ctrl C (ou Ctrl Ins), puis sélection de la destination, Coller là le presse-papiers avec Ctrl V (ou Maj Ins).
Revenir au début du document avec le clavier	Ctrl Origine (Ctrl Début).
Rendre un calcul conditionnel pour éviter le message #DIV/0!	Encadrer la formule de calcul de pourcentage dans une fonction SI pour rendre la formule conditionnelle : =SI(cellule de réf = 0 ; 0 ; formule pourcentage)
Enregistrer avec le clavier	Ctrl S (S comme Sauvegarder)
Figer les volets à l’écran, fixer les titres sur toutes les pages papier	Sélectionner la première cellule placée en dehors des volets (sous le volet haut et à droite du volet gauche), puis lancer Fenêtre, Figer les volets.
Recopier une formule sans recopier sa forme	Glisser droit sur la poignée de recopie, et choisir Recopier le format après avoir relâché la souris.
Protéger les libellés et les formules, mais laisser libre un chemin de saisie	Retirer le format verrouillé à toutes les cellules du chemin de saisie (Format, Cellule, onglet Protection), puis protéger la feuille : Alt O, E, F : Outils, Protection, Protéger la feuille... (pas de mot de passe) Entrée.
Bien mettre en évidence le chemin de saisie pour aider l’opérateur à anticiper les mouvements du pointeur avec Tab	Donner une couleur de fond identique, plutôt pâle et discrète, toujours la même d’un classeur à l’autre, à toutes les cellules à saisir.
Nommer le chemin de saisie, se déplacer rapidement sur ce chemin	Sélectionner les cellules du chemin de saisie avec Ctrl (sélection disjointe), cliquer une fois sur la Zone Nom, taper le nom à donner, sans espace, et valider avec Entrée. Quand la feuille est protégée, utiliser Tab pour avancer sur le chemin de saisie, et Maj Tab pour reculer.
Sélectionner le chemin de saisie grâce à son nom	Pour sélectionner rapidement le chemin de saisie, développer la liste des noms en cliquant sur la flèche à droite de la Zone Nom, et cliquer simplement sur le nom du chemin de saisie.
Sélectionner des blocs disjoints pour en tirer un graphique	Glisser sur le premier bloc, puis Ctrl glisser sur les blocs suivants.
Dimensionner, déplacer un graphique	Dimensionner un objet graphique : glisser sur une poignée (un des 8 petits carrés placés autour des objets). Déplacer un objet graphique : glisser sur l’objet lui-même.
Effectuer une copie de sauvegarde du disque dur vers un support amovible	Ne surtout pas effectuer cette copie à partir d’Excel ! Quitter Excel, lancer l’Explorateur avec Windows E, sélectionner le ou les documents, dans le volet de droite, puis (au choix) : • glisser vers le support amovible (dans le volet de gauche) • cliquer droit, Envoyer vers, Disquette… • mettre au presse-papiers avec Ctrl C, puis sélectionner plusieurs destinations les unes après les autres (autre dossier du même disque dur, autre disque dur, disquette, clef USB, etc.) et Coller chaque fois les documents avec Ctrl V.
Citer quelques supports amovibles et décrire leur intérêt	Disquette 3 pouces et demi (3" ½), universelle mais lente et de petite capacité et très fragile : 1,4 Mo. Disque Zip, pas universel, rapide, grande capacité, robuste, encore un peu encombrant : 100, 250 ou 750 Mo. CD, très universel à la lecture, grande capacité, écriture plutôt lente, robuste. 700 Mo. Clef USB, universelle, rapide, de grande capacité, robuste, légère. Toutes les qualités. De 32 Mo à 1 Go.

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Fiche du chapitre 2, page 64 :
AUTOÉVALUATION sur les CALCULS

Je vérifie que j’ai bien progressé…

Je sais… CORRIGÉ	Commandes et procédures
Créer un brouillon d’objectif avant de créer un tableau	Déterminer tout ce qui pourra être calculé et limiter au maximum ce qui devra être saisi.
Changer l’unité monétaire de mon poste en euro €	Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration : Paramètres régionaux, onglet Symbole monétaire. (Sous Windows XP : Panneau de config, Options régionales et linguistiques, Personnaliser, onglet Symbole monétaire...)
Choisir un format Monétaire pour des cellules (pas le style Monétaire : le Format…)	Alt T, C : Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Monétaire…
Saisir une date sans caractère inutile	Taper le jour, slash /, le mois et Entrée. Le séparateur au sein des dates est le slash, nom anglais du signe Divisé par : / Pas besoin de taper l’année si c’est l’année en cours. Pas besoin de taper les zéros non significatifs : taper 4 et pas 04.
Personnaliser finement un format de date	Alt T, C : Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé jjjj j mmmm aaaa, par exemple... pour afficher lundi 7 juillet 2003. j le chiffre du jour sur une position : 1, 2, 3... jj le chiffre du jour sur deux positions (pour être sûr des alignements dans une colonne de dates). Exemple : 01, 02, 03... jjj le nom du jour sur 3 positions (pour être sûr des alignements dans une colonne de dates). Exemple : lun, mar, mer... jjjj le nom du jour en entier. Exemple : lundi, mardi, mercredi... m le chiffre du mois sur une position. Exemple : 1, 2, 3... mm le chiffre du mois sur deux positions (alignements dans une colonne de dates). Exemple : 01, 02, 03... mmm le nom du mois sur 3 positions (alignements dans une colonne de dates). Exemple : jan, fév, mar... mmmm le nom du mois en toutes lettres. Exemple : janvier, février, mars.. aa le millésime de l'année sur 2 chiffres. Exemple : 03 aaaa l'année entière sur 4 chiffres. Exemple : 2003
Programmer des contrôles de saisie (partout où c’est possible) et des messages d’erreur	Alt D, V : Données, Validation, onglets Options, Message de saisie et Alerte d’erreur…
Représenter un enchaînement logique (algorithme) de façon graphique (organigramme)	Représenter les questions (toujours binaires, n’acceptant que deux réponses : oui ou non) dans des losanges, et les actions dans des rectangles. Essayer de mettre les oui à gauche et les non à droite pour faciliter la recopie de l’organigramme en formule Excel (qui place les cas oui à gauche des SI et les cas no à droite).
Créer un compteur calculé	Saisir la première valeur du compteur dans une cellule, et, dans la cellule suivante, saisir la formule « égale la cellule précédente plus un » (exemple =B14+1), puis recopier la formule autant de fois que nécessaire.
Rendre un compteur conditionnel par rapport à un maximum à ne pas dépasser, et à un minimum à atteindre pour commencer	=SI(précédente=0 ; 0 ; SI (précédente = limite ; 0 ; précédente + 1) )
Extraire d’une date son année, son mois, son jour	JOUR(celluledateréf), MOIS(celluledateréf), ANNEE(celluledateréf) (annee sans accent)
Recomposer une date de toutes pièces, en utilisant des variables ou des constantes	Utiliser la fonction DATE qui a besoin de ces arguments : DATE(année;mois;jour)
Créer un retrait par rapport au bord gauche	Utiliser les outils .
Donner un nom isolé à des cellules	Sélectionner la ou les cellules à nommer, puis : • cliquer sur la Zone Nom, taper le nom sans espaces et Entrée. • On peut aussi utiliser Alt I, N, D : Insertion, Nom, Définir (nom) Entrée.
Relire un nom donné et vérifier qu’il est correct	Cliquer sur la flèche à droite de la Zone Nom, cliquer sur le nom à vérifier, et contrôler visuellement la zone sélectionnée (en noir) juste après avoir cliqué sur le nom.
Corriger un nom mal orthographié	Il faut supprimer le nom Alt I, N, D : Insertion, Nom, Définir, sélection du nom et Alt S : Supprimer… et le recréer…
Corriger une plage nommée mal définie	Alt I, N, D : Insertion, Nom, Définir, sélection du nom, modification de la plage nommée dans le champ Fait référence à et Ajouter.
Donner d’un coup un nom à toute une série de cellules, en se servant de leur étiquette (texte voisin)	Sélectionner à la fois les étiquettes et les cellules à nommer, puis lancer Alt I, N, C : Insertion, Nom, Créer…
Appeler la liste des noms avec le clavier (en cours de création ou de modification de formule)	F3
Arrondir vraiment en profondeur, c’est-à-dire tronquer réellement les microdécimales	Prévoir d’utiliser dans la cellule la fonction ARRONDI( formule à arrondir ; nb de décimales)
Copier une mise en forme d’une cellule à l’autre	Cliquer sur le modèle, « tremper le pinceau dans cette forme » avec un clic sur l’outil , puis « badigeonner les cellules destination » avec le pointeur en forme de pinceau.
Sélectionner rapidement un mot	Double cliquer sur le mot ou Ctrl Maj Flèche
Faire à la fois un choix dans une boîte de dialogue, et valider la boîte, d’un seul geste	Double cliquer sur le choix.
Recopier d’un geste une cellule vers la fin du bloc	Double cliquer sur la poignée de recopie. Ceci ne fonctionne que si Excel dispose d’un repère à côté : une série de cellules déjà pleines qui lui permettent de deviner la longueur voulue pour la recopie, par imitation.
Figer une référence (adresse) pour qu’elle ne soit pas transformée lors d’une recopie	Mettre un dollar $ devant le caractère à figer. Utiliser F4 pour ne pas se tromper.
Aider l’opérateur à repérer visuellement les cellules à saisir (pour anticiper les mouvements du pointeur)	Donner une couleur de fond identique, plutôt pâle et discrète, toujours la même d’un classeur à l’autre, à toutes les cellules à saisir.
Aider l’opérateur à se déplacer d’une saisie à l’autre	Déverrouiller (avec Format, Cellule, onglet Protection) les cellules à saisir et protéger les autres (avec Alt O, E, F : Outils, Protection, Protéger la feuille (pas de mot de passe) Entrée). Ensuite, l’opérateur peut filer directement vers la prochaine cellule à saisir : il peut avancer avec Tab, et reculer avec Maj Tab.
Aider l’opérateur par des consignes et des conseils	Rédiger des consignes claires dans l’onglet Message de saisie de la commande Données, Validation.
Aider l’opérateur par des messages clairs en cas d’erreur de saisie (non respect des règles définies)	Rédiger des messages clairs dans l’onglet Alerte d’erreur de la commande Données, Validation.
Montrer à l’écran les sauts de pages (pointillés)	Alt O, O, A, Alt S : Outils, Options, onglet Affichage, cocher Sauts de page.
Écarter les chiffres du bord droit (sans les centrer !)	Donner un format personnalisé comportant quelques espaces (entre guillemets) à droite de la valeur de la cellule : Alt T, C, N : Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… Exemple : # ##0,00" "
Déplacer le message (jaune) s’il gêne la visibilité	Glisser simplement sur le message avec la souris.
Ajouter un outil à droite du menu général	Affichage, Barres d’outils, Personnaliser, onglet Commandes, puis faire glisser l’outil voulu juste à droite du dernier mot du menu : il faut que le pointeur prenne une forme de i majuscule noir au moment de relâcher la souris, sinon l’outil n’est pas ajouté.
Faciliter la déprotection / reprotection d’une feuille protégée à mettre au point	Ajouter l’outil Protéger la feuille à une Barre d’outils : c’est une bascule On/Off qui indique en plus de façon assez visuelle dans quel état de protection on se trouve en ce moment. Pb : conflit de lettre d’accès rapide avec la commande Fichier. Et si on change la lettre rapide de l’outil, (clic droit sur l’outil, pendant que la boîte Personnaliser est ouverte), son texte ne s’actualise plus, il ne signale plus si la feuille est protégé ou pas, en ce moment. C’est donc la lettre de la commande Fichier qu’il faut changer, ce qui bouleverse de nombreuses habitudes.
Prévoir une forme conditionnelle (bordure, par exemple)	Alt T, D : Format, Mise en forme conditionnelle…
Masquer tous les zéros d’une feuille	Alt O, O, A… : Outils, Options, onglet Affichage, décocher Valeurs zéro.
Protéger les formules d’un classeur	Alt O, E, F : Outils, Protection, Protéger la feuille (pas de mot de passe) Entrée.
Masquer le quadrillage gris des cellules à l’écran	Alt O, O, A… : Outils, Options, onglet Affichage, décocher Quadrillage.
Finaliser un classeur avant de le livrer à un utilisateur (check list)	· Vérifier un à un tous les contrôles de saisie : saisir des valeurs normales, des valeurs limites, des valeurs interdites, contrôler la lisibilité des consignes et des messages d’erreur. · Vérifier méthodiquement tous les calculs avec une calculette. Vérifier avec des grandes valeurs que les colonnes ont une largeur suffisante sans afficher de dièses ###########. · Vérifier la mise en page en Aperçu : pas de page blanche pour rien, blocs bien centrés, sans déséquilibre disgracieux, réfléchir à toutes les mentions utiles en Pied de page ou en En-tête, fixer éventuellement les titres courants (lignes ou colonnes répétées sur toutes les pages). · Protéger la feuille et contrôler tout le chemin de saisie avec Tab jusqu’à revenir au début et contrôler que l’écran se recadre bien sur la première cellule. Le cas échéant, déverrouiller la cellule A1 pour forcer ce recadrage du début de tableau dans l’écran en fin de chemin de saisie. · Vider le chemin de saisie, pour éviter à l’opérateur de le faire. · Placer le pointeur sur la première cellule juste avant le tout dernier enregistrement avec Ctrl S.
Faire une copie de sauvegarde du travail sur disquette	Ne surtout pas effectuer cette copie à partir d’Excel ! Quitter Excel, lancer l’Explorateur avec Windows E, sélectionner le ou les documents, dans le volet de droite, puis (au choix) : • glisser vers le support amovible (dans le volet de gauche) • cliquer droit, Envoyer vers, Disquette… • mettre au presse-papiers avec Ctrl C, puis sélectionner plusieurs destinations les unes après les autres (autre dossier du même disque dur, autre disque dur, disquette, clef USB, etc.) et Coller chaque fois les documents avec Ctrl V.

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Fiche du chapitre 3, page 94 :
AUTOÉVALUATION sur les RECHERCHES

Je vérifie que j’ai bien progressé…

Je sais… CORRIGÉ	Commandes et procédures
Créer un brouillon d’objectif avant de créer un tableau	Regrouper les infos en ZONES. Repérer les infos à SAISIR. Concevoir les TABLES de référence…
Choisir la première colonne d’une table dans une table à utiliser avec Recherchev et FAUX	La première colonne de la table doit être de même nature que l’info connue (qui sera cherchée dans cette colonne). C’est une colonne dans laquelle il faut absolument interdire les doublons. Son ordre n’a pas d’importance.
Expliquer l’intérêt d’un cas zéro dans toutes les tables	Faute de cas zéro dans la table de référence, le cas de la cellule à saisir vide (valant donc zéro) pose problème à la fonction RechercheV qui, ne trouvant pas ce qu’elle cherche (zéro), affiche un message d’erreur #NA (info non accessible). Pour éviter ce message d’erreur, chaque formule de recherche doit être précédée d’un test du type =SI(ESTNA(bloc_recherche) ; "" : bloc_recherche ). C’est cette fastidieuse programmation de tests devant toutes les fonctions recherchev dont nous sommes dispensés avec l’astuce du cas zéro dans les tables : avec cette ligne zéro, quand la cellule à saisir est vide, RechercheV cherche zéro, trouve zéro et affiche ce qu’on a prévu dans la table (un espace ou un zéro)… sans rien programmer.
Ordonner les seuils, et les taux correspondants, dans une table à utiliser avec Recherchev et VRAI	La fonction RechercheV avec Vrai accepte de ne pas trouver exactement ce qu’elle cherche. Dans ce cas, elle s’arrête juste avant de dépasser ce qu’elle cherche. Mais cela ne fonctionne que si la table est en ordre croissant sur la première colonne, celle où on cherche.
Nommer une table en anticipant les futures évolutions	Donner un nom à une zone plus vaste que le maximum prévisible. Souvent, on nomme des colonnes entières pour à la fois aller vite et ne jamais être limité. Parfois, il est plus astucieux de donner un nom dynamique, calculé, dont la plage s’adapte toute seule aux cellules pleines.
Relire (contrôler) un nom donné et corriger ce nom, si besoin est	Dérouler la liste de la Zone Nom, cliquer sur le nom à vérifier, et contrôler visuellement que la sélection (en noir) correspond bien à la zone qui convient. Quelquefois, le nom n’apparaît pas dans cette liste (c’est un bug, avec les noms externes et les noms calculés). Pour relire ce nom particulier, il faut taper textuellement son nom (sans se tromper, sinon on en recrée un autre !...) dans la zone Nom et contrôler visuellement la sélection après avoir validé. Sinon, avec la commande Alt I, N, D : Insertion, Nom, Définir, on peut relire tous les noms de façon littérale.
Contrôler la saisie : imposer une saisie conforme à une liste de possibles	Alt D, V : Données, Validation, onglet Options, Autoriser Liste…
Donner un nom à des cellules d’un classeur externe	Ouvrir le classeur externe pour qu’il soit présent en arrière-plan (disponible avec Fenêtre ou Ctrl F6). Lancer Alt I, N, D : Insertion, Nom, Définir, taper le nom, puis Tab Tab pour aller dans le champ Fait référence à, et là, utiliser le menu Fenêtre pour changer de classeur en cours de commande, et sélectionner avec la souris les cellules à nommer… Valider.
Aider l’opérateur par des consignes et des conseils	Alt D, V : Données, Validation, onglet Message de saisie…
Aider l’opérateur par des messages clairs en cas d’erreur de saisie (non respect des règles définies)	Alt D, V : Données, Validation, onglet Alerte d’erreur…
Aider l’opérateur à repérer visuellement les cellules à saisir (pour anticiper les mouvements du pointeur)	Donner une couleur de fond identique, plutôt pâle et discrète, toujours la même d’un classeur à l’autre, à toutes les cellules à saisir.
Aider l’opérateur à se déplacer d’une cellule de saisie à l’autre	Déverrouiller (avec Format, Cellule, onglet Protection) les cellules à saisir et protéger les autres (avec Alt O, E, F : Outils, Protection, Protéger la feuille (pas de mot de passe) Entrée). Ensuite, l’opérateur peut filer directement vers la prochaine cellule à saisir : il peut avancer avec Tab, et reculer avec Maj Tab.
Récupérer une info dans une table à partir d’un identifiant connu (sans accepter les erreurs de saisie)	Construire une table dont la première colonne soit de même nature que l’info qui sera connue (souvent saisie), colonne d’identifiants sans doublon et possiblement en désordre, en prévoyant un cas zéro. Remplir les colonnes voisines en correspondance avec l’identifiant de la première colonne, simplement. Nommer cette table entière, sans se limiter à l’exemple actuellement saisi dans la table : prendre des colonnes entières pour anticiper les futurs ajouts à la table. Prévoir une zone de saisie assistée et contrôlée pour la valeur qui servira à la fonction rechercheV. Saisir enfin la formule de recherche en respectant cette syntaxe : =RECHERCHEV(cellule connue ; table de référence ; numéro de la colonne à rendre ; FAUX)
Récupérer un taux dans une table en fonction d’un seuil atteint (saisie approximative admise)	Construire une table dont la première colonne soit de même nature que l’info qui sera connue (souvent saisie), colonne de seuils en ordre croissant, en prévoyant un cas zéro. Remplir les valeurs des colonnes voisines en vous disant intérieurement les mots suivants : « à partir de … (cellule de la colonne 1)… prendre… (cellule de la colonne 2) ». Nommer cette table entière, sans devoir, cette fois, anticiper les ajouts à la table (improbables). Prévoir une zone de saisie assistée et contrôlée pour la valeur qui servira à la fonction rechercheV. Saisir enfin la formule de recherche en respectant cette syntaxe : =RECHERCHEV(cellule connue ; table de référence ; numéro de la colonne à rendre ; VRAI)
Étiquette dynamique : accompagner une valeur avec des textes constants dans une même cellule, sans altérer son contenu	Donner un format personnalisé comportant des textes constants entre guillemets de part et d’autre de la valeur de la cellule : Alt T, C, N : Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… Exemple : "Remise (" 0,00% ")"
Montrer à l’écran les sauts de pages (pointillés)	Alt O, O, A, Alt S : Outils, Options, onglet Affichage, cocher Sauts de page.
Écarter les chiffres du bord droit des cellules (sans les centrer !)	Donner un format personnalisé comportant quelques espaces (entre guillemets) à droite de la valeur de la cellule : Alt T, C, N : Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… Exemple : # ##0,00" "
Déplacer le message de consignes (jaune) s’il gêne la visibilité	Glisser simplement sur le message avec la souris.
Dérouler une liste avec le clavier / Replier cette liste sur elle-même	Alt + Flèche Bas
Dans une formule, figer une adresse de cellule pour qu’elle ne soit pas transformée pendant une recopie	Mettre un dollar $ devant le caractère à figer. Utiliser F4 pour ne pas se tromper.
Prévoir une forme conditionnelle	Alt T, D : Format, Mise en forme conditionnelle…
Afficher dans un cadre dynamique l’image fidèle d’un lot de cellules éloignées	Sélectionner les cellules éloignées, faire un clic sur l’outil appareil photo, aller là où doit figurer l’image fidèle, (même si c’est un autre classeur) et cliquer pour poser la photo. Ensuite, l’objet graphique qu’est la photo peut être dimensionné en glissant sur une poignée, ou déplacé en glissant sur l’objet lui-même. L’image est dynamique, c'est-à-dire qu’elle représente toujours l’état actuel des cellules photographiées.
Créer un lien entre deux zones qui permette de se déplacer directement d’un point à l’autre par simple double clic	Poser une photo de la destination (voir ci-dessus) à chaque point où on en a besoin. Un simple double clic sur la photo sélectionne aussitôt l’original de la photo, même s’il est dans un classeur fermé au moment du double clic ! Indispensable !
Masquer tous les zéros d’une feuille	Alt O, O, A, Alt Z : Outils, Options, onglet Affichage, décocher Valeurs zéro.
Protéger les formules d’un classeur	Alt O, E, F : Outils, Protection, Protéger la feuille (pas de mot de passe) Entrée.
Organiser l’écran pour protéger / déprotéger en un seul clic	Une fois pour toutes, ajouter au menu l’outil Protéger la feuille : Affichage, Barres d’outils, Personnaliser…
Masquer ou afficher le quadrillage gris clair à l’écran	Alt O, O, A, Alt Q: Outils, Options, onglet Affichage, décocher Quadrillage.
Finaliser un tableau avant de le livrer à un utilisateur	· Vérifier un à un tous les contrôles de saisie : saisir des valeurs normales, des valeurs limites, des valeurs interdites, contrôler la lisibilité des consignes et des messages d’erreur. · Vérifier méthodiquement tous les calculs avec une calculette. Vérifier avec des grandes valeurs que les colonnes ont une largeur suffisante sans afficher de dièses ###########. · Vérifier la mise en page en Aperçu : pas de page blanche pour rien, blocs bien centrés, sans déséquilibre disgracieux, réfléchir à toutes les mentions utiles en Pied de page ou en En-tête, fixer éventuellement les titres courants (lignes ou colonnes répétées sur toutes les pages). · Protéger la feuille et contrôler tout le chemin de saisie avec Tab jusqu’à revenir au début et contrôler que l’écran se recadre bien sur la première cellule. Le cas échéant, déverrouiller la cellule A1 pour forcer ce recadrage du début de tableau dans l’écran en fin de chemin de saisie. · Vider le chemin de saisie, pour éviter à l’opérateur de le faire. · Placer le pointeur sur la première cellule juste avant le tout dernier enregistrement avec Ctrl S.
Enregistrer une suite de commandes simples à exécuter automatiquement à l’ouverture du classeur	1. Bien régler le classeur et l’affichage pour que l’enregistrement se déroule bien (planter le décor qui va permettre de bien jouer). 2. Lancer l’enregistrement avec Outils, Macros, Nouvelle macro (nom de macro sans espace) Entrée. 3. Exécuter naturellement tout ce qui doit être enregistré sous les yeux de la caméra. 4. Éventuellement, basculer en cours d’enregistrement d’un adressage relatif à un adressage absolu, ou l’inverse, en cliquant sur l’outil 5. Arrêter l’enregistrement avec Outils, Macro, arrêter l’enregistrement ou cliquer sur l’outil
Désactiver le message automatique invitant à rétablir les liaisons, à l’ouverture d’un classeur lié à un autre	Alt O, O, M, Alt S : Outils, Options, onglet Modification, décocher Confirmation de la mise à jour automatique des liens.

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Fiche du chapitre 4, page 104 :
AUTOÉVALUATION sur les PLANNINGS

Je vérifie que j’ai bien progressé…

Je sais… CORRIGÉ	Commandes et procédures
Incliner un texte ou un chiffre	Format, Cellule, onglet Alignement, champ Orientation, glisser sur le petit losange au bout du trait, ou bien taper directement un angle dans le champ Degrés.
Régler toutes les largeurs d’un coup	Sélectionner toute la feuille avec Ctrl A, puis glisser à droite du numéro de n’importe quelle colonne.
Saisir une date	Taper le jour, slash /, le mois et Entrée. Le séparateur au sein des dates est le slash, nom anglais du signe Divisé par : / Pas besoin de taper l’année si c’est l’année en cours. Pas besoin de taper les zéros non significatifs : taper 4 et pas 04.
Calculer une date à partir d’une autre	Seules sont possibles : La soustraction de deux dates qui donne un délai, en jours. L’addition d’une date et d’un délai qui donne une autre date. La soustraction d’un délai d’une date qui donne une autre date.
Créer rapidement un petit compteur en partant de 1	Ctrl glisser sur la poignée de recopie.
Transformer un chiffre en couleur	Utiliser un format conditionnel ton sur ton : couleur de police identique à la couleur du motif (fond).
Saisir d’un coup de nombreuses cellules identiques	Sélectionner toutes les cellules à remplir, taper la valeur, et valider avec Ctrl Entrée.
Compter des cellules colorées	D’abord, il faut colorer les cellules par saisie de codes (1, 2, 3), et mise en couleur de ces codes par formats conditionnels. Ensuite, il suffit de compter les codes avec NB.SI.
Intégrer une valeur variable dans un texte constant (pour fabriquer des titres dynamiques).	Concaténer (assembler) avec l’esperluette &. Avantages sur le texte constant affiché avec un format personnalisé : avec la concaténation, on peut prévoir plusieurs variables, on peut aussi prévoir un saut de ligne manuel (Alt Entrée), ce que ne permet pas le format conditionnel.
Assembler à volonté les caractères composant une date en récupérant la date affichée dans une cellule	Utiliser les fonctions JOUR(celluledate) ou MOIS(celluledate) ou ANNEE(celluledate).
Interdire la saisie de valeurs autres que les valeurs prévues	Alt D, V : Données, Validation, Autoriser…
Afficher des messages d’aide et des messages d’erreurs	Alt D, V : Données, Validation, onglets Message de saisie et Alerte d’erreur…
Figer des lignes et des colonnes à l’écran pendant les défilements dans un grand tableau	Sélectionner la première cellule placée en dehors des volets (sous le volet haut et à droite du volet gauche), puis lancer Fenêtre, Figer les volets.
Imprimer certaines lignes et colonnes en tête de toutes les pages papier d’un grand tableau	Alt F, P, F : Fichier, Mise en page, onglet Feuille, remplir les champs Lignes à répéter en haut et Colonne à répéter à gauche.
Prévoir une mise en forme variable selon le contenu	Alt T, D : Format, Mise en forme conditionnelle…
Prévoir l’affichage d’un texte variable selon le contenu de la cellule.	Donner un format personnalisé comportant des conditions entre crochets. On peut aussi prévoir des couleurs dans ce format personnalisé avec des couleurs, elles aussi entre crochets. Exemple :
Ajouter un outil à une barre d'outils	Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… prévoir des conditions entre crochets, des textes constants entre guillemets et éventuellement des couleurs entre crochets. Attention, les conditions exprimées entre points-virgules. Exemple : [Bleu][<1000]0;[Magenta][<2000]"Attention ! "0;[Rouge]"DANGER!!! "0
Masquer les zéros indésirables sans supprimer mes précieuses formules : masquer d'un geste tous les zéros de la feuille en cours	Alt O, O, A… : Outils, Options, onglet Affichage, décocher Valeurs zéro.
Masquer les zéros indésirables sans supprimer mes précieuses formules : masquer seulement certains zéros, et laisser affichés les autres zéros de la feuille	Deux possibilités : · Soit on rend la formule conditionnelle et c’est le calcul lui-même qui rend "" au lieu de 0 quand c’est nécessaire. · Soit c’est par le format qu’on masque certains zéros. En effet, la commande Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé permet de prévoir non pas un format mais quatre formats, séparés par des points-virgules : format des nombres positifs d’abord (>0) ; format des nombres négatifs ensuite ; format des nuls (et c’est lui qui nous intéresse ici : on mettra "" à cet endroit) ; et format des textes (ou le texte de la cellule est symbolisé par l’arobase @. Exemple de format personnalisé : # ##0,00[bleu];-# ##0,00[Rouge];"";"Erreur de saisie" Ce format affichera en bleu tous les chiffres normaux, en rouge les négatifs avec le signe moins devant, les zéros ne seront pas affichés et les textes éventuels seront signalés par un message d’erreur, qui s’affichera quelle que soit la valeur texte saisie !
Nommer une plage de cellules	Sélectionner la ou les cellules à nommer, puis (au choix) : · Cliquer sur la Zone Nom, taper le nom (sans espace) et valiser avec Entrée. · Alt I, N, D (Insertion, Nom Définir) taper le nom et valider avec Entrée. Dans les deux cas, il faut absolument relire les noms que l’on vient d’attribuer : dérouler la liste de la Zone Nom, cliquer sur le nom à contrôler, et vérifier visuellement que la zone sélectionnée par ce clic correspond bien à la zone qui devait être nommée.
Sélectionner rapidement une plage nommée	Dérouler la liste de la Zone Nom (avec la flèche placée à droite), cliquer sur le nom à sélectionner, simplement.
Programmer un "flag" (drapeau visuel qui signale automatiquement un problème, un cas à surveiller)	Si le problème est simple, comme un dépassement de seuil ou de délai dans une colonne, il suffit de prévoir un format conditionnel sur toute la colonne, de façon à ce que, lorsque la cellule courante à une valeur problématique, elle devienne très visible, fond rouge et caractères gras blancs, par exemple. Si le problème est plus compliqué, il est astucieux de prévoir une colonne test qui se charge, avec une ou plusieurs fonctions SI, de détecter le problème. Cette colonne test peut très bien être masquée pour ne pas gêner l’affichage et l’impression. Ensuite, un format conditionnel sur cette colonne test pourra changer l’apparence d’une cellule de colonne normale en la rendant très visible.
Lire l’ascenseur des fenêtres de Windows	Dans toutes les fenêtres de Windows, la cage de l’ascenseur représente la longueur totale du document en cours. La taille du rectangle gris de l’ascenseur représente la proportion que représente la fenêtre en cours dans le document entier : si l’ascenseur est tout petit, c’est que le document est très long, et inversement. La position de l’ascenseur, elle, représente la position de la fenêtre dans le document entier : au début, au milieu, à la fin…

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Fiche du chapitre 5, page 116 :
AUTOÉVALUATION sur les LISTES

Je vérifie que j’ai bien progressé…

Je sais… CORRIGÉ	Commandes et procédures
Organiser les données en une liste unique, et choisir suffisamment de colonnes discriminantes	Il faut éviter d’exploser les données en feuilles séparées, car cela interdit ensuite tout regroupement sur d’autres critères. Il faut essayer de garder toutes les données ensemble, et de rendre le découpage toujours possible grâce à des colonnes discriminantes, c’est-à-dire des colonnes qui permettent de discriminer certaines lignes dans l’ensemble, de les traiter à part.
Expliquer l’intérêt de placer les totaux en tête de liste	Il est beaucoup plus commode d’accéder tout de suite à la synthèse, en haut des documents, avant de consulter (éventuellement) le détail plus bas. Surtout qu’en plaçant les sommes dans les volets figés, on garde les calculs sous les yeux pendant qu’on saisit ou qu’on corrige les données de base, parfois très éloignées. De surcroît, avec les totaux en haut des colonnes, on évite tous les désagréments lors de chaque ajout de lignes en bas : pas besoin de repousser les calculs, pas besoin de modifier les formules…
Choisir un zoom écran adapté au tableau en cours	Trois possibilités : · Cliquer une fois sur le chiffre dans l’outil puis taper le nouveau taux et Entrée (pas besoin de taper %). · On peut aussi utiliser la commande Alt A, Z : Affichage, Zoom… · On peut enfin sélectionner les cellules à cadrer, puis cliquer sur la flèche à droite de l’outil et choisir Sélection.
Choisir une bonne définition d’écran et expliquer pourquoi c’est très utile	Plus on donne de points à un écran pour dessiner les caractères, plus il est précis : en haute résolution, les caractères sont nets et lisibles, on se fatigue moins, même si les caractères sont petits. Pour changer la résolution de l’écran (on dit aussi sa définition), utiliser Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration, Affichage, onglet Paramètres.. ou bien clic droit Propriétés, sur le fond d'écran, onglet Paramètres... (c’est beaucoup plus rapide).
Fixer l’affichage des titres à l’écran pendant les déplacements dans les grands tableaux	Sélectionner la première cellule placée en dehors des volets (sous le volet haut et à droite du volet gauche), puis lancer Fenêtre, Figer les volets.
Colorer une ligne sur deux, zébrer les lignes, par calcul et expliquer l’intérêt de cette technique par rapport à l’outil « pot de peinture »…	Ctrl A pour sélectionner toute la feuille, puis Format, Mise en forme conditionnelle, définir ensuite la formule =MOD(LIGNE();2)=0 et choisir un motif très pâle pour ne pas gêner la lisibilité, et valider. Cliquez sur une cellule quelconque pour bien voir le résultat. Conseil : faire ensuite disparaître le quadrillage gris clair : Outils, Options, onglet Affichage, décochez Quadrillage. La formule utilise la fonction modulo, MOD(dividende;diviseur), qui rend le reste de la division des deux arguments, et la fonction LIGNE() qui rend le numéro de la ligne en cours. Cette astucieuse formule détecte les lignes paires quand le reste de la division par 2 donne 0. Et dans ce cas, le format conditionnel donne une couleur de fond (un motif). Donc, ensuite, même si vous insérez ou supprimez une ligne, vous conservez l’alternance paire - impaire / couleur - pas de couleur.
Donner à Excel le moyen de reconnaître la première ligne d’une liste, pour éviter que cette ligne ne soit triée comme les autres	Donner une forme particulière à cette ligne : gras, fond jaune… De plus, il faut que la première ligne soit la ligne 1 ou bien soit surmontée d’une ligne totalement vide. Il est conseillé de créer cette ligne vide en tête, et de la masquer pour être sûr qu’elle reste vide.
Supprimer une forme conditionnelle	Format, Mise en forme conditionnelle, bouton Supprimer, cocher les conditions à retirer.
Isoler les x caractères à gauche ou à droite d’une cellule	Utiliser la fonction GAUCHE(cellule ; nb de car à extraire) ou DROITE(cellule ; nb de car à extraire)
Extraire x caractères au beau milieu (à la position y) d’une cellule	Utiliser la fonction STXT ( texte ; numdépart ; nbcar )
Recomposer une date à partir de ses composants (jour, mois et année)	=DATE(ANNEE(celluledate) ; MOIS(celluledate) ; JOUR(celluledate) )
Distinguer le "vide texte" du "vide numérique" au moment de tester le fait qu’une cellule est vide ou pas	Le « vide numérique » est le chiffre 0, zéro, alors que le « vide texte » est la chaîne de caractères vide, qui s’écrit "", deux guillemets qui se touchent. Si on teste une cellule qui contient un texte en la comparant à un chiffre, on obtient une erreur. Il faut donc faire attention à la nature des cellules testées avec SI.
Changer de cellule active au sein d’une grande sélection, sans perdre la sélection	Entrée et Maj Entrée pour circuler de haut en bas. Remarque : Tab et Maj Tab permettent de circuler de gauche à droite. En arrivant à la fin, on revient au début, et inversement : il faut imaginer que la cellule active suit un circuit fermé, sans fin.
Aller instantanément à la fin de la zone sélectionnée dont l’extrémité opposée est très lointaine	Taper Maj Entrée pour filer d’un geste à la fin de la sélection. Taper ensuite Entrée pour revenir d’un geste au début.
Coller la seule valeur d’un groupe de cellules modèles	Alt E, G, bas bas Entrée : Edition, Collage spécial, Valeurs.
Coller le seul format d’un groupe de cellules modèles	Alt E, G… : Edition, Collage spécial, Formats.
Expliquer le piège que tend Excel lors de chaque TRI	Pour nous offrir toujours plus de fonctionnalités, les programmeurs d’Excel ont prévu qu’une sélection de plusieurs cellules avant de lancer un tri signifie qu’on veut ne trier que la sélection. En fait, c’est très rarement le cas et l’opérateur n’a simplement pas prêté attention à la sélection. Par contre, le plus souvent, trier la seule sélection (sans trier le reste autour) détruit le tableau, purement et simplement. Si on s’en rend compte assez tôt et qu’on pense à annuler le tri, on s’en sort bien. Mais si on réalise trop tard l’étendue des dégâts, on peut perdre des centaines d’heures de travail !
Trier une liste sur le critère d’une colonne	Cliquer sur UNE cellule quelconque (une seule !) dans la colonne critère, puis cliquer sur un des deux outils ou .
Éviter que le tri n’emporte une ligne de calculs placée juste au-dessus de la ligne des titres de colonnes	Donner à cette ligne une forme particulière, gras par exemple, et s’assurer qu’il y a une ligne vide (ou pas de ligne du tout) au-dessus de la ligne des titres.
Ajouter les deux précieux outils liés aux filtres à droite du menu et expliquer leur mode d’emploi	Les deux outils fabuleux sont et . Ils s’utilisent avec une déconcertante simplicité, et une efficacité spectaculaire : un clic sur une cellule modèle et un clic sur l’entonnoir, c’est filtré… instantanément. On peut ensuite ajouter d’autres filtres de la même façon. Et pour récupérer une liste complète, Afficher tout, facile.
Effectuer des opérations (somme, moyenne, min, max, nb, nbval) sur les seules lignes affichées avec un filtre	Une seule fonction : =SOUS.TOTAL(CodeOpération;Plage ) Code Opération 1 MOYENNE 2 NB (pour compter les nombres) 3 NBVAL (pour compter les textes et nombres) 4 MAX 5 MIN 9 SOMME
Sélectionner 65 000 cellules (sans les premières cellules de la colonne) en 1 seconde	Ctrl Maj flèche bas
Filtrer entre deux dates avec une saisie ergonomique	Il faut combiner astucieusement les critères de filtres en créant une zone de saisie de deux dates, une colonne test sur ces deux dates, et un filtre sur cette colonne test. La formule de la colonne test est : =SI(ET(dateencours>=datedébutsaisie ; dateencours<=datefinsaisie) ; 1 ; 0 ) Ainsi, la colonne test vaut 1 si la ligne est comprise entre les dates saisie. Il ne reste donc qu’à filtrer sur cette colonne pour ne montrer que les 1.
Utiliser SOMME.SI et NB.SI avec plusieurs contraintes alors qu’elles sont prévues pour une seule	Utiliser une colonne test (comme ci-dessus) et exprimer la condition de SOMME.SI ou NB.SI sur cette colonne test.
Effectuer des calculs conditionnels sur une liste, indépendamment des filtres éventuellement en cours	Utiliser NB.SI et SOMME.SI.